Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest HBF MANAGEMENT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Melchiora Wańkowicza 3, 40-384 Katowice, Polska.

Dane identyfikacyjne administratora: NIP/TIN PL 7292716073, REGON 367023318, KRS 0000673131.

Zakres danych

W zwykłym formularzu kontaktowym przetwarzamy dane podane przez użytkownika, w szczególności imię lub nazwę firmy, adres e-mail i treść wiadomości. W formularzu dotyczącym szkoleń z cyberbezpieczeństwa lub RODO możemy dodatkowo przetwarzać nazwę firmy, NIP, imię i nazwisko osoby do kontaktu, numer telefonu, preferowany kanał kontaktu, wybrany zakres oraz dobrowolnie podane informacje dodatkowe. W celach bezpieczeństwa możemy przetwarzać również adres IP, czas zgłoszenia i dane techniczne związane z ochroną antyspamową.

Cel przetwarzania

Dane służą do obsługi zapytania, kontaktu zwrotnego i przygotowania odpowiedzi lub propozycji współpracy. Jeżeli użytkownik wyraźnie poprosi o kontakt w sprawie szkolenia z cyberbezpieczeństwa lub RODO, dane wskazane w formularzu mogą zostać wykorzystane również do zorganizowania kontaktu z zewnętrznym doradcą.

Analityka serwisu

Google Analytics jest uruchamiany dopiero po wyrażeniu zgody na analitykę. Może wtedy przetwarzać informacje techniczne i dane o sposobie korzystania ze strony potrzebne do tworzenia statystyk. Zgodę można w każdej chwili cofnąć przez „Ustawienia cookies” w stopce.

Odbiorcy danych

Dane mogą być przetwarzane przez dostawców usług technicznych niezbędnych do działania strony, poczty elektronicznej i zabezpieczeń antyspamowych. Jeżeli użytkownik zaznaczy zgodę w formularzu dotyczącym szkoleń, odbiorcą wskazanych danych może być także współpracujący z HBF zewnętrzny doradca lub podmiot szkoleniowy właściwy dla wybranego zakresu. Dane nie są przekazywane takiemu odbiorcy bez wyraźnej prośby i zgody użytkownika. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Kontakt handlowy dotyczący szkoleń

Kontakt telefoniczny lub elektroniczny z zewnętrznym doradcą odbywa się wyłącznie w zakresie wybranym przez użytkownika i po zaznaczeniu odpowiedniej zgody w formularzu. Użytkownik wskazuje także preferowany kanał kontaktu.

Zewnętrzne elementy wiarygodności

Na stronie głównej może być pobierany aktywny baner programu Rzetelna Firma z serwisu Rzetelna Firma. Kliknięcie prowadzi do e-wizytówki HBF w tym serwisie.

Korespondencja e-mail

Jeżeli kontaktujesz się z HBF Management za pośrednictwem poczty elektronicznej albo jesteś osobą wskazaną do kontaktu w sprawach związanych ze współpracą, możemy przetwarzać dane osobowe zawarte w korespondencji oraz dane potrzebne do jej obsługi.

Jakie dane przetwarzamy w korespondencji

Może to obejmować w szczególności imię i nazwisko, nazwę firmy lub organizacji, stanowisko lub funkcję, adres e-mail, numer telefonu, treść wiadomości, dane zawarte w podpisie wiadomości i załącznikach oraz techniczne informacje związane z doręczeniem i bezpieczeństwem poczty.

Cele i podstawy przetwarzania danych z poczty

Zakres i podstawa przetwarzania zależą od charakteru prowadzonej korespondencji. Dane mogą być przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi i prowadzenia bieżącej korespondencji – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, którym jest sprawna obsługa kontaktu i komunikacji, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy albo wykonania zawartej umowy – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności obowiązków księgowych, podatkowych lub związanych z dokumentacją transakcji – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa i ciągłości komunikacji – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Skąd mamy dane

Najczęściej otrzymujemy dane bezpośrednio od osoby prowadzącej z nami korespondencję. Jeżeli kontaktujesz się z nami jako pracownik, współpracownik, reprezentant lub osoba wskazana do kontaktu przez klienta, kontrahenta albo inną organizację, dane mogły zostać przekazane przez tę organizację lub pochodzić z publicznie dostępnych źródeł związanych z pełnioną funkcją lub działalnością zawodową.

Odbiorcy danych z korespondencji

Dane mogą być powierzane dostawcom usług poczty elektronicznej, hostingu, infrastruktury IT, kopii zapasowych i bezpieczeństwa, a także – jeżeli wymaga tego charakter sprawy – podmiotom świadczącym na rzecz HBF usługi księgowe, prawne lub doradcze. Dane mogą zostać udostępnione również uprawnionym organom, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych.

Jak długo przechowujemy korespondencję

Korespondencję przechowujemy przez okres potrzebny do załatwienia sprawy i zachowania ciągłości kontaktu. Jeżeli wiadomości dotyczą współpracy, umowy, rozliczeń lub mogą mieć znaczenie dla ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń, mogą być przechowywane przez okres wynikający z właściwych przepisów lub do upływu odpowiednich terminów przedawnienia. Po ustaniu celu dane są usuwane albo podlegają okresowemu porządkowaniu zgodnie z zasadami retencji obowiązującymi u administratora.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Jeżeli dostawca wykorzystywanej usługi przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu przewidzianego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganymi zabezpieczeniami.

Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Masz również prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych w wiadomości e-mail jest co do zasady dobrowolne, ale brak danych potrzebnych do identyfikacji sprawy lub kontaktu zwrotnego może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi albo realizację żądania. Jeżeli podanie określonych danych wynika z umowy lub przepisów prawa, ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie związanych z nimi czynności.

Prawa użytkownika serwisu

W odniesieniu do danych przetwarzanych za pośrednictwem serwisu przysługuje Ci prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim dana podstawa prawna i przepisy przewidują takie uprawnienie.